Privacyverklaring
Privacyverklaring Eclectic Mindset
Dit is de privacyverklaring van Eclectic Mindset. Wij vinden jouw privacy ontzettend belangrijk en daarom lees je in deze privacyverklaring hoe wij met jouw persoonsgegevens om gaan in onze rol als verwerkingsverantwoordelijke. Je leest hier bijvoorbeeld wat jouw rechten zijn, wat wij met jouw gegevens doen en waar we jouw gegevens opslaan.
Contactgegevens:
Herengracht 503
1017 BV Amsterdam
06-18268999
KvK: 51410133
Persoonsgegevens die wij verwerken
Als jij klant wordt van Eclectic Mindset koopt, gaan we een overeenkomst aan. Dat kan zijn een overeenkomst voor een online cursus als voor 1:1 coaching. Om een overeenkomst goed uit te kunnen voeren, hebben we van jou informatie nodig. Zonder deze informatie, kunnen wij helaas geen overeenkomst met jou sluiten.
Voor het uitvoeren van de overeenkomst hebben wij de volgende basisinformatie van jou nodig: Naam, Bedrijfsnaam, eventueel KvK-nummer, Adres, E-mailadres, en Bankrekeningnummer. In bepaalde gevallen kunnen we aanvullende informatie vragen: daarvoor kun je hieronder de verschillende processen in ons bedrijf lezen en wat we daarvoor opvragen/nodig hebben.
Wellicht geef jij ons meer informatie. Denk aan jouw telefoonnummer of misschien stel je een profielfoto in op jouw cursusprofiel. Dat betekent dat die gegevens ook verwerkt worden.
Wij hebben deze gegevens van jou doordat jij ze aan ons hebt verstrekt.
Eclectic Mindset maakt bij het uitvoeren van de overeenkomst gebruik van verschillende dienstverleners om haar diensten goed uit te kunnen voeren. Hieronder zie je per type dienstverlener welke gegevens wij hierin van jou verwerken, waarom dat gebeurt en op welke juridische grondslag.
Contactformulier op website
Via onze website kun je een contactformulier invullen. Daar moet je jouw naam en e-mailadres invullen. Die informatie hebben wij nodig om jou van de informatie te kunnen voorzien die jij hebt opgevraagd.
Boekhouding/Administratie
Voor het factureren en het verwerken van betalingen en het bijhouden van onze administartie, maken we gebruik van verschillende software. We gebruiken hiervoor de volgende software: Plug&Pay, Mollie, Moneybird en Kees de boehouder. Deze software verwerkt jouw naam, adres, bankrekeningnummer en andere informatie die op de factuur staat. Om de overeenkomst uit te voeren, is het noodzakelijk dat deze gegevens verwerkt worden. Daarnaast slaan wij informatie op in iCloud.
Als je een aankoop doet via onze website, ontvang je vervolgens geautomatiseerde e-mails. De software die wij daarvoor gebruiken is MailBlue. Voor gewone mailcorrespondentie gebruiken we Gmail. In deze situaties verwerken we jouw e-mailadres en naam.
Daarnaast kun jij je aanmelden voor onze nieuwsbrief. In dat geval verwerken we jouw e-mailadres en naam. We verwerken jouw gegevens voor onze nieuwsbrief alleen op basis van jouw toestemming en deze toestemming kun je altijd intrekken. De verwerkingen die we hebben gedaan toen de toestemming nog wel geldig was, blijven gewoon rechtsgeldig.
Cursusplatform
De cursussen van Eclectic Mindset worden gehost op het platform van Huddle. Om jou toegang te verlenen tot dit platform, verstrekken wij aan Huddle jouw e-mailadres. Jij maakt zelf een account aan bij Huddle.
Livesessies/Community
Livesessies vinden plaats via Zoom en/of Instagram. Jij ontvangt een link om deel te kunnen nemen aan deze sessies. Om in te loggen bij de meeting, heb je een Zoom-account nodig. Je maakt dit account zelf aan: wij verstrekken jouw gegevens zelf niet aan Zoom. In meetings mag je er zelf voor kiezen of je jouw camera aanzet of niet en welke naam je laat zien. Bij livesessies via Instagram, heb jij zelf een account bij Instagram aangemaakt waarmee je aan de community mee kunt doen.
Bijzondere persoonsgegevens
Als je een 1:1 traject met ons aangaat, zullen we ook bijzondere persoonsgegevens verwerken. We vragen dan de volgende gegevens van jou op: geloofsovertuiging, seksuele voorkeur en medicijngebruik/medische achtergrondinformatie.
Jij wordt gevraagd om deze informatie aan ons te verstrekken en als je antwoord geeft op deze vragen, betekent dit dat jij er uitdrukkelijke toestemming voor geeft dat wij deze gegevens mogen verwerken. Daarom vragen wij je ook om dit vragenformulier te ondertekenen met jouw handtekening.
Bewaartermijn van jouw gegevens
We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren
waarvoor de gegevens worden verzameld. In de praktijk betekent dat het volgende.
Ben jij klant en hebben we een overeenkomst met elkaar? Dan bewaren we jouw gegevens (denk aan factuur- en betaalgegevens) tot zeven jaar na het beëindigen van onze overeenkomst. Dat is de wettelijke bewaartermijn die de Belastingdienst hanteert.
Heb jij alleen contact opgenomen en is er geen overeenkomst tot stand gekomen? Dan bewaren we jouw gegevens maximaal twee jaar. Heb je je ingeschreven voor de nieuwsbrief, dan verwijderen we jouw gegevens maximaal drie maanden na jouw uitschrijving.
Delen van persoonsgegevens met derden
We verkopen jouw gegevens uiteraard niet aan derden en we zullen jouw gegevens alleen aan derden verstrekken als dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst, bijvoorbeeld als we gebruik maken van software van derden (zoals je hierboven hebt kunnen lezen) of hulppersonen die ons helpen. Momenteel maken we gebruik van een VA en een assistent. Ook kunnen we gegevens aan derden verstrekken om op die manier te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Met bedrijven/personen die jouw gegevens verwerken in opdracht van Eclectic Mindset, worden verwerkersovereenkomsten gesloten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Eclectic Mindset blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Gegevens naar de VS
We werken ook samen met partijen die niet in de EU zijn gevestigd, maar in de Verenigde Staten. In deze gevallen hebben we onderzoek gedaan naar welke beveiligingsmaatregelen deze partij heeft genomen om jouw gegevens te beschermen (zoals encryptie en pseudonimisering) en schakelen we deze partij pas in als we overtuigd zijn van het beschermingsniveau. Uiteraard sluiten we verwerkersovereenkomsten en maken we aanvullende afspraken met deze partijen. Ook beoordelen we welke gegevens we naar deze partijen sturen en maken we per partij een risico-afweging.
Geautomatiseerde besluitvorming
Er is bij Eclectic Mindset geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming zonder menselijke tussenkomst.
Jouw rechten
Op basis van de AVG heb jij verschillende rechten.
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Eclectic Mindset en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je
persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar team@eclecticmindset.com. We zullen zo snel mogelijk reageren op jouw verzoek, maar uiterlijk binnen één maand.
De beveiliging van jouw gegevens
Eclectic Mindset neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Dat doen we bijvoorbeeld door het gebruiken van beveiligde verbindingen op onze website (een SSL-certificaat), het gebruiken van sterke wachtwoorden op onze systemen en encryptie van de harde schrijf. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.
Klachten
We wijzen je erop dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Als je vragen hebt
Neem dan contact op via team@eclecticmindset.com
Deze privacyverklaring kan op elk moment gewijzigd worden. Raadpleeg altijd de meest actuele versie op onze website.
Januari 2024
